Stakeholder management – planlæg mindre, drik mere kaffe

Jeg har gået og tænkt en del over stakeholder management, og hvordan vi alle arbejder med det i projekter. Og jeg har tænkt på, hvor mange timer jeg har siddet og udfyldt Excel ark og PowerPoint i mit liv. Jeg tror der er en mere intuitiv og mere intelligent måde at gøre det på.

Du kender sikkert de store Excel ark fyldt med data om jeres projekts stakeholders, de tal I har givet dem for at indikere deres tilslutning til projektet, og de beskrivelser I har lavet af deres nuværende og ønskede fremtidige attitude. Eller den 4×4 matrix I har lavet i PowerPoint, hvor I opregner graden af indflydelse versus interesse på akserne, og med pile tegner, hvor I ønsker at flytte jeres stakeholders hen.

Måske får du rigtig meget ud af det arbejde, fordi det giver dig en objektiv og redelig måde at fremvise fremskridt i jeres stakeholder management. Men jeg vil udfordre dig ved at sige, at det er alt alt for meget arbejde med alt for få resultater.

I stedet skal du gøre 3½ ting anderledes:

1.    Lav en liste med navne på jeres stakeholders – om du gør det på en serviet, på en side af en notesbog, i OneNote er helt op til dig

2.    Bestem hvem der er ansvarlig for hvilke stakeholders – altså hvem holder de forskellige personer/grupper i loopet, inviterer til dem til dialogmøder, spiser frokost med dem, mødes ved kaffemaskinen med dem, sender dem statusrapporterne

3.    Drik kaffe 10 minutter om ugen i teamet og gennemgå jeres lister ogfremskridt

Vi er som mennesker lagt bedre til at huske og udvikle kompleks information om vores kollegaer, chefer, medarbejdere, end Excel ark er. Så snart det er skrevet ned i en celle i Excel eller i PowerPoint, så mister din viden sin relevans og bliver statisk. Hold det i stedet enkelt og accepter, at menneskelige relationer og oplevelser ikke skal skrives ned i Excel eller PowerPoint.

Samtidig skal I også huske den kaffe og snak ugentligt. Og her kommer det halve punkt:

Husk også dem I ikke sympatiserer med, eller dem som ikke støtter jer! Dem har alle nemlig tendens til at udskyde eller glemme