Når projekter forandrer forretningen

Jeg har efter den seneste podcast (se her), gået og spekuleret lidt over, hvordan jeg på en anden måde forklarer hvordan projekter forandrer organisationen. Og hvordan man arbejder med forretningsforberedelse og forandringsparathed, samt de håndtag vi omtalte i podcasten.

For at forklare det skal vi på en lille ekskursion sammen: Lad os tage trappen op til 2. sal og besøge jeres HR-afdeling.

På udflugt til HR

I HR har de en end2end proces som hedder noget lignende ”rekruttering til afskedigelse” (hire to retire/talent aqusition to fire eller noget i den stil). Denne proces består naturligvis af en del skridt, nogle manuelle, nogle systemunderstøttede. Nogle udført af ansættende leder, nogle af HR-afdelingen selv, og nogle af kandidaten og efterfølgende den nye medarbejder.

Jeres HR-afdeling kan se det smarte i at have ét HR-system, i stedet for de gamle tre systemer (et rekrutteringssystem, et HR-administrations system og et lønsystem). Derfor kontakter HR chefen IT, og i samarbejde vælger, køber og udvikler IT-afdelingen en løsning.

IT leverer det fine IT-system til HR, undervejs har alle fået tilstrækkelig og god kommunikation, alle har været til relevant træning og alle interessenter oplever sig hørt. Men først nu – her efter ’go live’ starter problemerne.

Dagen efter go live

For tidligere fik lederne godkendelser pr email fra en medarbejder i HR. Nu ser godkendelser via en auto-genereret email, som nogle gange ryger i spam, eller som forsvinder i bunkerne af emails lederne får, og lederne får ikke tjekket HR-systemet, og derfor ikke lavet godkendelser. Processer går i stå, eller går meget langsomt.

I de gamle systemer var der opgaver, som blev håndteret af systemet. Det har ligget i teamet som tavs viden, og HR-teamet fik ikke sagt det højt til IT undervejs i projektet. Det vil sige, at det ikke blev konfigureret i systemet, og at opgaver derfor ikke bliver fulgt til dørs, eller falder mellem to stole.

Der mangler et par data felter i det nye system, som man bruger til ledelsesrapportering. Disse var unikke for jeres virksomhed, og de kunne ikke oprettes i systemet, så nu er man nødt til at have et excel-ark ved siden af systemet med den nødvendige data. Man er i HR ikke helt sikre på, hvem der ejer dette excel-ark, eller hvem som bør opdatere det.

Ingen har undersøgt om ledelsen kan træffe beslutninger uden den specielle rapport, så man fortsætter så godt man kan med manuelt excel-ark-samkøring.

Og det nye system kan heller ikke oprette præcis den type rapporter, som ledelsen gerne vil se. Så HR må trække flere data-sæt, og manuelt sætte dem sammen.

Okay, men hvad gør du så?

Min pointe er: træning, interessent involvering og kommunikation løser ikke denne slags problemer. Det kan kun løses ved at sikre, at forretningen er parat til forandringen – og ved at anerkende at projekter forandre forretningen. Forretningsparathed skabes med en detaljeret forretningspåvirkningsanalyse (på engelsk vil man kaldet sådan en ‘change impact assessment’), og en konkret plan for hvordan vi kommer i mål med alle de afledte effekter af forandringen, som der altid er ved projekter.

Gevinst realiseringen og dit projekts success kommer til at hænge i en tynd tråd hvis ikke hele end2end processen gennemgås, og alle forstår, hvordan hverdagen ændres, og hvordan man løser de udfordringer som kommer i kølvandet på at ændre processer, IT-systemer, roller/ansvar, og ressourcebehov.