Skrot dit nyhedsbrev – ingen læser det alligevel

Jeg har aldrig arbejdet for et projekt hvor en projektleder, en mellemleder, en kollega ikke har enten foreslået eller bedt mig om at lave et nyhedsbrev. Og du kan tro kære læser, at jeg har lavet nyhedsbreve. Både enkle samlinger af opdateringer i mails, lange udtømmende beskrivelser, grafisk flotte og sjove nyhedsbreve. Alle de her slags nyhedsbreve har jeg udviklet og arbejdet på – evigt søgende efter nyhedsbrevenes hellige gral: det nyhedsbrev nogen læser.

Der er bare ikke særligt mange, som læser dit nyhedsbrev.

Hver gang jeg har rådgivet kommunikationsfolk, som ikke oplever deres nyhedsbrev har den ønskede effekt, i forhold til den indsats der bliver lagt i dem, beder jeg dem om én lille ting: Nederst i nyhedsbrevet skriv noget lignende: ’Hvis du læser dette nyhedsbrev, så tryk svar og send’. Det er verdens hurtigste test. Du behøver ikke bruge analyseværktøj. Du skal bare tælle dine svar.

Indtil videre, har én af dem jeg har rådgivet, fortsat sit nyhedsbrev.

Så hvad skal du eksempelvis gøre i stedet?

  • I skal lave en stor visualisering af jeres projekt og plan, og månedligt invitere folk ned til en dialog om projektet
  • I skal sætte et ugentligt eller månedligt kald op, så alle har mulighed for at ringe ind til en hurtig status og mulighed for at stille spørgsmål
  • I skal arrangere, at I kommer med på afdelingsmøder
  • I skal lave et par slides og sende til ledere og mellemledere om jeres projekt, og bede dem tage med på afdelingsmøder
  • I skal arrangere gå-hjem møder med interessante vinkler på projektet
  • I skal sætte referencegruppe op med medarbejdere som er interesserede, men ikke har formel indflydelse, og få input og ideer

I skal grundlæggende lave engagerende og inspirerende kommunikation. Skrot de nyhedsbreve som bare er til for at vise ”her sker der noget”, eller ”så så man lige os” – de er kedelige at skrive, og kedelige at læse.

Stakeholder management – planlæg mindre, drik mere kaffe

Jeg har gået og tænkt en del over stakeholder management, og hvordan vi alle arbejder med det i projekter. Og jeg har tænkt på, hvor mange timer jeg har siddet og udfyldt Excel ark og PowerPoint i mit liv. Jeg tror der er en mere intuitiv og mere intelligent måde at gøre det på.

Du kender sikkert de store Excel ark fyldt med data om jeres projekts stakeholders, de tal I har givet dem for at indikere deres tilslutning til projektet, og de beskrivelser I har lavet af deres nuværende og ønskede fremtidige attitude. Eller den 4×4 matrix I har lavet i PowerPoint, hvor I opregner graden af indflydelse versus interesse på akserne, og med pile tegner, hvor I ønsker at flytte jeres stakeholders hen.

Måske får du rigtig meget ud af det arbejde, fordi det giver dig en objektiv og redelig måde at fremvise fremskridt i jeres stakeholder management. Men jeg vil udfordre dig ved at sige, at det er alt alt for meget arbejde med alt for få resultater.

I stedet skal du gøre 3½ ting anderledes:

1.    Lav en liste med navne på jeres stakeholders – om du gør det på en serviet, på en side af en notesbog, i OneNote er helt op til dig

2.    Bestem hvem der er ansvarlig for hvilke stakeholders – altså hvem holder de forskellige personer/grupper i loopet, inviterer til dem til dialogmøder, spiser frokost med dem, mødes ved kaffemaskinen med dem, sender dem statusrapporterne

3.    Drik kaffe 10 minutter om ugen i teamet og gennemgå jeres lister ogfremskridt

Vi er som mennesker lagt bedre til at huske og udvikle kompleks information om vores kollegaer, chefer, medarbejdere, end Excel ark er. Så snart det er skrevet ned i en celle i Excel eller i PowerPoint, så mister din viden sin relevans og bliver statisk. Hold det i stedet enkelt og accepter, at menneskelige relationer og oplevelser ikke skal skrives ned i Excel eller PowerPoint.

Samtidig skal I også huske den kaffe og snak ugentligt. Og her kommer det halve punkt:

Husk også dem I ikke sympatiserer med, eller dem som ikke støtter jer! Dem har alle nemlig tendens til at udskyde eller glemme

Hey IT projektleder, planlæg din go live bedre

Som den dygtige IT projektleder du garanteret er, har du en grundigt udarbejdet projektplan for dit projekt. Som en vigtig komponent af den, har du en ’go live’ dato. Din ’go live’ dato er hvad hele projektet arbejder henimod, og der er klappet af med styregruppe, dine ledere, dit projektteam og ledergrupperne i de påvirkede afdelinger. Det er egentligt ret godt planlagt.

Men hvad hvis din ’go live’ ikke afhænger af, hvilken dag systemet er færdigt?

Tyvstart  

Hvad med at starte med at arbejde med de nye processer, som IT systemet skal understøtte, allerede før systemet er helt oppe at køre? I månederne eller ugerne inden kan dine slutbrugere allerede begynde med at starte op. Det bliver naturligvis ikke den komplette løsning, det bliver papirprocesser og lidt med hiv-og-sving. Men det giver en rigtig god introduktion til hvordan dine slutbrugere skal arbejde fremover.

Salami metoden

Her kunne jeg også have skrevet ’release iterativt’ – start med at udvikle del af system og lad dine slutbrugere arbejde i det. Tilføj derefter mere funktionalitet løbende i et tempo, hvor du kan lade dem blive sultne efter mere, og samtidig undgå at overvælde dem af hele løsningen på én gang. Det kræver naturligvis at du gennemarbejder hvad din første skive salami skal være, så du skaber sult efter mere.

Viral

Denne metode lærte jeg af en marketingchef, som sagde, at virale kampanger aldrig er tilfældige, de er helt planlagte til at se virale ud. I stedet for at tænke på alle dine slutbrugere i en gruppe, så vælg den ene leder som får noget ud af at få systemet, giv ham og hans team adgang før alle andre. Hjælp ham til at kommunikere sin succes til andre. Giv adgang til de medarbejdere som viser speciel interesse. Spred brugen af dit system baseret på dem-som-vil, i stedet for dem-som-skal.

I kan jo også vælge at go live big bang, i bølger, eller involvere slutbrugerne helt fra start i en co-creation proces. Der er ret mange måde at planlægge din ’go live og implementering i organisationen på som skaber større succes.